Eliminare la carta in azienda? Possibile, grazie alla digital transformation

Eliminare la carta in azienda? Possibile, grazie alla digital transformation

Luglio 21, 2022 Off Di expodigitale

Eliminare la carta in azienda

Nell’odierna era digitale, l’idea di eliminare la carta dai processi aziendali può sembrare una chimera.

Tuttavia, anche nel XXI secolo, molte aziende continuano a generare montagne di documenti cartacei ogni anno.

Infatti, secondo uno studio condotto da PwC e Friends of the Earth Europe (FoEE), le aziende europee spendono in media 2 miliardi di euro all’anno solo per la stampa.

Per migliorare la produttività e ridurre i costi, rendendo i processi più rispettosi dell’ambiente, molte aziende si stanno rivolgendo alla trasformazione digitale.

Questo può significare qualsiasi cosa, dalla digitalizzazione dei processi esistenti alla creazione di nuovi processi interamente digitali.

Un’area in cui la trasformazione digitale può avere un impatto enorme è l’eliminazione della carta dai processi aziendali, che può essere realizzata attraverso una serie di strategie diverse.

Cos’è la trasformazione digitale

La trasformazione digitale è il processo delle operazioni di un’azienda per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e aumentare i ricavi.

La trasformazione digitale può essere applicata a qualsiasi aspetto dell’azienda, dal modo in cui si interagisce con i clienti a quello in cui si gestiscono gli orari dei dipendenti.

Può anche includere la fusione di sistemi software back-end con applicazioni front-end come browser web e applicazioni mobili.

L’obiettivo è creare un sistema più snello che permetta ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente e che riduca i costi per l’azienda nel suo complesso.

Perché passare al digitale

Se da un lato ci sono molte ragioni per passare al paperless, dall’altro è importante capire che non è così semplice farlo.

Ci sono situazioni in cui i documenti digitali non sono un’opzione o non sono adatti alle esigenze aziendali.

Per esempio, se si cercasse di trovare un’informazione specifica da un vecchio schedario (o scatola), non sarebbe possibile farlo cercando parole chiave nel documento stesso; al contrario, bisognerebbe sapere esattamente qual è il documento necessario e dove si trova per far sì che il motore di ricerca fornisca dei risultati.

Inoltre, alcune aziende riferiscono che la transizione verso un ambiente privo di carta ha avuto un impatto minimo sui loro profitti, perché la maggior parte dei dipendenti si affida ancora molto alle stampe per svolgere alcune attività, come la lettura dei contratti o la revisione dei rapporti, anche se questi documenti possono essere facilmente consultati online attraverso portali sicuri forniti dai dipartimenti.

Passare al digitale: chi può aiutarvi

La buona notizia è che in Italia esistono professionisti come Intesa Gruppo Kyndryl in grado di aiutare le aziende nella trasformazione digitale.

Queste organizzazioni esistono da anni e hanno dimostrato la loro esperienza nell’aiutare le aziende a integrare la tecnologia digitale nei loro processi aziendali.

Sanno come rendere il processo il più semplice possibile per voi, e vi forniranno anche la formazione necessaria per far sì che i vostri dipendenti si abituino rapidamente all’uso dei nuovi strumenti!

Il 20% dei rifiuti nelle discariche è costituito da carta da ufficio

La quantità di carta che utilizziamo è impressionante. L’EPA afferma che il 20% dei rifiuti in discarica è costituito da carta da ufficio.

La carta da ufficio costituisce i due terzi di tutti i rifiuti solidi urbani.

Ma cosa succederebbe se potessimo eliminare tutta questa carta dai nostri uffici? Cosa significherebbe per l’ambiente? E per le nostre aziende?

Non è solo un sogno irrealizzabile, ma diventa ogni giorno più possibile.

Un numero sempre maggiore di aziende si rende conto della quantità di carta generata e del suo impatto sui profitti, e sta adottando misure per ridurre il flusso di rifiuti passando al digitale.

Inoltre, rappresenta più della metà del totale dei rifiuti solidi urbani in termini di volume.

L’EPA stima che ogni anno vengano gettati via 4 milioni di tonnellate di carta da ufficio, il che equivale a circa 3 milioni di alberi di fibra vergine utilizzati ogni anno nella sola Europa.

I lavoratori trascorrono cinque ore alla settimana alla ricerca di informazioni

Secondo un altro studio, i lavoratori trascorrono cinque ore alla settimana alla ricerca di informazioni perse solo negli uffici e negli schedari.

Si tratta di uno spreco di tempo, fatica e denaro, ma è anche un problema che può essere risolto con la trasformazione digitale.

Alcuni studi hanno dimostrato che le organizzazioni sono state in grado di ridurre i costi del 10-30% eliminando i processi cartacei, mentre altre hanno riscontrato la possibilità di tagliare le spese operative del 15-20%.

Conclusione

La transizione dalla carta ai processi digitali aiuterà la vostra azienda a migliorare la propria efficienza e a ridurre i costi.

Il primo passo consiste nell’identificare le aree in cui è necessario sostituire i documenti cartacei con quelli digitali.

Quindi, create una strategia per realizzare questo passaggio, indicando i responsabili di ciascun progetto.

Infine, implementate strategie specifiche che aiutino a rimuovere la carta da queste aree prima di passare a un’altra!